Rédaction de contenu : comment gagner du temps ?
Qu’on se le dise : créer du contenu, ça prend du temps. Grâce à des outils collaboratifs de gestion et d’automatisation, il est néanmoins possible d’en gagner. Un workflow fluide et bien rodé bénéficie tant au rédacteur qu’au client, l’objectif étant de faciliter le travail et d’économiser le temps de chacun. Aussi, voici quelques idées et conseils pour structurer votre production textuelle, qui s’appliquent aussi bien sur le web que pour le print.
1. Définir les besoins et objectifs
Optimiser le temps de rédaction commence bien avant la phase de production en elle-même. Une phase de préparation est en effet indispensable avant d’entamer le travail d’écriture. Lors de cette étape préalable, il est primordial de définir les besoins et objectifs du client, mais également de délimiter le cadre dans lequel s’insère la production.
Mais de quels besoins parlons-nous ?
Quel est le volume de textes à produire ?
Quels sont les types et formats de contenu à produire (contenu marketing, texte pour le web ou le print, livre blanc, infographie…) ?
Pour quels objectifs (vendre, informer, se positionner…) ?
S’agit-il de :
augmenter le trafic sur un site e-commerce le plus rapidement possible ?
développer le blog d’une marque avec des articles web optimisés pour le SEO ?
se positionner rapidement sur des sujets d’actualité ?
réécrire les textes existants pour améliorer leur référencement naturel sur internet ?
Grâce à un cahier des charges précis des besoins et objectifs, vous pourrez ensuite estimer les ressources et outils dont vous allez avoir besoin afin de remplir la mission. Cela vous évitera par exemple d’accepter une mission trop ambitieuse seul.e, ou de recruter un autre rédacteur freelance à la dernière minute pour assurer la livraison dans les délais impartis.
2. Établir la liste des exigences
Une fois le cadre de la mission clairement précisé et les ressources estimées, faites l’inventaire des exigences de votre client. Elles concernent autant des aspects opérationnels de la mission (délais de livraison, nombre de textes à écrire et envoyer pour une date clé), que des règles liées au texte lui-même.
Cette étape préliminaire à la rédaction doit ainsi synthétiser :
le niveau de langue et la tonalité des articles définis en fonction de la cible,
le degré d’exigence et de technicité des textes à rédiger,
la structure générale des contenus,
la stratégie SEO (mots-clés, maillage, services et pages web à mettre en avant),
les sources disponibles sur le web à utiliser et celles à proscrire…
Pour aller plus vite, créez un cahier des charges générique à utiliser pour tous vos projets.
3. Quand une stratégie éditoriale est-elle nécessaire ?
Pour des faibles volumes (entre 1 à 5 contenus à écrire)
Il n’est pas forcément nécessaire de développer une stratégie spécifique pour gagner du temps sur les petits volumes à rédiger. Votre mémoire suffit, mais il est recommandé de définir un cahier des charges des exigences et besoins de votre client. Un brief complet fourni pour chaque texte à rédiger par le client peut également suffire.
Au-delà de 10 contenus : ça dépend, ça dépasse
Pour des volumes plus importants, définir une méthode claire dès le début vous fera ensuite gagner du temps. Pourquoi ? Avec les projets de production de contenu qui s’étalent dans la durée, votre interlocuteur peut changer. Des enrichissements peuvent être également apportés en cours de route suite aux échanges avec les clients. Les suggestions et discussions amènent parfois à repenser et revoir certaines exigences. L’opérationnel enrichit le stratégique et vice versa. La structuration d’une stratégie éditoriale apparaît donc comme nécessaire lorsqu’il y a beaucoup de textes à rédiger.
Dans ce cas de figure, posez-vous également la question de l’export de tous ces contenus : existe-t-il des solutions d’automatisation pour vous faire gagner du temps ? Et d’ailleurs, pourquoi ne pas rédiger en markdown ?
4. Des outils et une méthode pour structure un projet
Un projet de rédaction de contenu bien structuré vous fera gagner du temps. De l’attribution des tâches à l’export final du contenu, le cadre des étapes clés doit être clairement défini.
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Un serveur sécurisé, un service de stockage comme Dropbox, un outil de gestion collaboratif en ligne comme Google Drive
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Un tableau de suivi homemade type Google Sheet, un outil de gestion de projet de type Trello, une plate-forme pour communiquer via un chat comme Slack
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Un outil d’analyse sémantique et d’aide à la rédaction comme Yourtexguru, un logiciel de correction grammaticale comme Antidote, ou un plugin de type LanguageTool ou Grammarly (bien utile si vous utilisez Google Drive pour écrire votre contenu !)
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Un outil collaboratif de type Google Drive avec un historique de versions (« versioning ») et un mode suggestion/commentaires
Deux autres conseils pour gagner du temps et simplifier les échanges avec vos clients et rédacteurs :
ne pas multiplier les canaux de communication ;
choisir des outils simples, disponibles en ligne, et prendre le temps d’en expliquer le fonctionnement, via un guide écrit ou une petite formation téléphonique ou en visio, à vos clients ou les rédacteurs de votre équipe.
5. Déléguer, répartir et s’appuyer sur les forces de chacun
Qui fait quoi ? Qui valide ? Qui relit ? Découpez la production de contenu en plusieurs tâches. Si vous travaillez en équipe, attribuez les tâches en bon chef d’orchestre. Côté client, le processus de validation doit être également clairement défini. Misez également sur les compétences de chacun afin de gagner du temps. En fonction du niveau d’expertise requis, n’hésitez pas à faire appel à un rédacteur freelance spécialisé.
6. Accepter que certaines tâches ne peuvent pas être compressées
On ne peut pas gagner du temps à tous les coups. La durée de certaines tâches est incompressible, mais elle peut être optimisée grâce à un peu de méthode. Le temps passé à faire des recherches, lire un brief ou s’approprier un sujet, ne doit pas être négligé. Cette phase d’apprentissage est indispensable lors du processus de création de contenu. On ne devient pas le spécialiste de l’isolation thermique sans y consacrer un minimum de temps.
En fonction du contenu à produire, le temps de réflexion est difficilement mesurable et peut varier d’un texte à l’autre. Il en va de même pour la créativité. Si l’on peut déléguer et automatiser certains aspects techniques du SEO via des outils, la créativité se travaille au quotidien et nécessite un minimum de temps. Des services comme Yourtexguru pourront également vous aider à remédier au syndrome de la page blanche en vous fournissant des axes et pistes de recherche.
Afin de garantir la qualité de vos contenus, le temps de relecture et de correction de la grammaire, syntaxe ou de l’orthographe, ne doit pas être négligé. Si certains outils vous font gagner du temps en repérant les répétitions ou fautes d’orthographes classiques, ils ne fournissent pas pour le moment un niveau suffisamment satisfaisant. Il convient donc de ne pas déléguer cette tâche uniquement à des algorithmes et logiciels.
En automatisant certaines tâches rébarbatives, vous aurez ainsi plus de temps à consacrer à la formation, ou au développement de vos valeurs ajoutées : votre spécialisation ou votre créativité.
BONUS : pour gagner du temps, apprenez à savoir ce que vous en faites…
Du temps, nous en avons tous. Mais il arrive parfois (souvent) qu’on ne le voit pas passer, qu’on le surestime ou sous-estime. Combien de temps vous a-t-il fallu pour écrire un texte de 1 500 mots sur les effets de l’érosion des sols sur les champs de pomme de terre en Auvergne ? Deux heures ? Une heure et demie ? Et pour lire la question ? 20 secondes, ou peut-être 25 ?
Pour vous aider à estimer le temps que vous passez à rédiger ou sur certaines étapes, utilisez un outil de tracking comme Toggl. Les indications précises fournies par les reportings de Toggl donnent le temps réel passé à effectuer certaines tâches. À vous ensuite de trouver des solutions concrètes ou des outils pour consacrer moins de temps sur des tâches qui peuvent par exemple être automatisées, ou s’il faut revoir votre méthode de production. Si vous constatez que les allers-retours clients sont chronophages, il est grand temps de revoir le cahier des charges !
